Leverantörsfaktura normalkontering

Här skall vi bokföra en leverantörsfaktura som har en färdig konteringsbild kopplad.

Varje leverantör kan ha en kopplad konteringsbild, en perfekt hjälp som företagets redovisningshjälp kan lägga upp, men naturligtvis lägger man bara in det på återkommande leverantörer.

Exempelverifikation med leverantörsreskontra

Reklamhuset faktura nr 23443 / 10 dagar netto

Annons i veckans nummer 3 225:00

Mervärdesskatt 806:25

Öresutjämning - :25

Att betala 4 031:00

Bokför så här

Denna verifikation kommer att visa enkelheten att arbeta med reskontran och konteringsbild kopplad till leverantören.

Reklamhuset har en konteringsbild färdig som sparats från tidigare fakturor. Om du bokför på en NY leverantör får du frågan efter verifikationen om du vill spara konteringsbilden förutsatt att du vid installationen av reskontran angett att du vill använda konteringsbilder.

Verifikationsnummer

När du står på den här platsen, kan du ta [F6] för konteringshjälp, och välja i menyn för konteringar. I det här fallet väljer du F för "leverantörsFaktura". Du kan även direkt ange ett F, när du har lärt dig vilka bokstäver som motsvarar olika konteringar. Nu trycker du endast [Enter] för att fortsätta vidare.

Verifikationsdatum

Du får upp det senaste registreringsdatumet och accepterar det genom att trycka [Enter].

Verifikationstext

Denna ruta hoppas över då systemet senare lägger in leverantörens namn.

Kontonummer

Kontonumret finns redan på plats, eftersom systemet vet hur konteringen ska se ut, och du tar bara [Enter].

Fakturabelopp

Du har nu automatiskt flyttats till kreditkolumnen, och du slår in fakturans bruttobelopp 4 031 kr + [Enter].

Välj leverantör

När du har angett fakturabeloppet, hamnar du på "NY FAKTURA" i reskontravalen, och trycker bara [Enter]. Du får upp en lista över de leverantörer du har i registret. Den är alltid i alfabetisk ordning och för att snabbt komma fram i listan kan du slå första bokstaven i leverantörens namn, i det här fallet [R].

Då flyttas den markerade raden direkt till första företaget på R och du går ner till Reklamhuset och trycker [Enter]. Om den önskade leverantören ej skulle finnas i listan kan du lägga upp en ny via [F3] Ny Uppgift.

Data för fakturan

Nu ska du ange uppgifterna från fakturan. Uppgifterna är inte obligatoriska, men om du skall använda betalningsmöjligheten i reskontran, så bör du lägga in dessa för att underlätta ditt eget arbete.

Fakturanumret är det enda du normalt måste slå in. Fakturadatum är ju normalt verifikationsdatum /den dag du fått fakturan/ och betalningsvillkoren hämtas på leverantören och skapar normal betalningsdag.

Om fakturan av någon anledning inte skall betalas eller om den skall gå runt på företaget för attest så svara "Nej" på attest så kan den ej betalas av misstag. Du har dock fakturan i registret som ankomstregistrerad, så att den inte faller i glömska någonstans.

När du registrerat fakturauppgifterna läggs leverantörens namn in som verifikationstext.

Konto - Belopp

När du registrerat fakturauppgifterna, måste du ju bokföra vad fakturan avser, exempelvis "ingående moms" och "varuinköp".

•	Ingående moms. Momsen står ju alltid specificerad på fakturan, så den bokför du på det exakta beloppet, i debet där systemet automatiskt har ställt dig om du har inställningen "hoppa över kontokolumnen". (se nedan)

•

Kostnadskonto. En faktura kan ju innehålla flera kostnadsposter, som t ex frakter, varuinköp och öresutjämning. Vi utgår från att denna faktura avser varuinköp och öresutjämning, vilket ger dig två bokföringsalternativ. Du kan låta öresutjämningen ingå i kostnaden för varuinköp, eftersom det faktiskt är det du får betala. Systemet har återigen ställt dig i debet, så du kan bokföra hela kostnaden här. Det gör du enklast genom att "hämta saldot" med [,] kommatecken på sifferbordet. Om du däremot vill bokföra öresutjämningen separat föreslår vi att du bokför varuinköpet från fakturan, och låter öresutjämningen stå på sista raden. Systemet hämtar då saldot. När du ska skapa en konteringsbild på en leverantör väljer du redan där, om du vill ha öresutjämningen separat. I det här exemplet låter vi öresutjämningen ingå i kostnadskontot.

Exakt hur du bokför moms och kostnader, beror på vilken inställning du har;

Hoppa över kontokolumnen

Vid kontering med färdiga konteringsbilder så hoppar demoprogrammet över konteringskolumnen och står hela tiden i beloppskolumnen så länge det finns konton på raden. Denna metod att arbeta, dvs. hoppa över kontokolumnen om det finns konton, är inställningsbar i meny 2-6-1. Metoden är mycket effektiv, eftersom det innebär att du bokför en faktura på några sekunder. Enligt den här metoden står du nu i debetkolumnen, och som konto står redan angivet 2640 - Ingående moms. Du skriver här in beloppet 806,25, och tar [Enter]. Systemet hoppar då åter över kontokolumnen, och du står nu åter i debetkolumnen, där du har hela saldot föreslaget (fakturabeloppet minus moms), och behöver bara ta [Enter] så är verifikationen klar. Du får som vanligt godkänna verifikatet med Ja/Nej.

Om du arbetar utan att hoppa över kontokolumnen så gäller följande:

Du får nu upp förslaget "2640 Ingående moms" och programmet låter dej stå kvar på kontonumret ifall du skulle vilja ändra. Om du ska

göra en ändring slår du ett nytt konto direkt, så raderas det gamla när du slår det första nya tecknet. Godkänn kontonumret med [Enter], så hamnar du i debetkolumnen, skriver in momsbeloppet, och avslutar med [Enter]. Du har nu varuinköpskontot föreslaget i kontokolumnen på nästa rad, och går vidare med [Enter]. Du får då automatiskt saldobeloppet i beloppskolumnen, och tar bara [Enter] för att godkänna beloppet, innan du får godkänna hela verifikatet.

Tillfällig extrapost på en leverantörskontering

Det kan ju hända att det vid enstaka tillfällen dyker upp en extra post på en faktura, som normalt inte ingår i konteringsbilden, som t ex dröjsmålsränta för en försenad betalning. Du kan självklart lägga till hur många rader som helst, utanför den normala konteringsbilden.

Då får du själv skriva in både kontonummer och belopp.

Öresutjämning

Som vi nämnt tidigare kan öresutjämningen med fördel ingå i kostnadsbeloppet för det fakturan avser. Om du väljer att bokföra öresutjämningen separat, föreslås som tidigare nämnt, att du sparar den raden till sist. Du kan då enkelt med [,] kommatecken på sifferbordet hämta saldot på sista raden. Kan vara praktiskt, då man ibland får fundera över om öresutjämningen ska stå i debet eller i kredit.