Här hittar du vanliga frågor som kommer under grundbokföringen.

 

Jag har fått strömavbrott medan jag höll på med en verifikation. Vad händer?

Du "tappar" aldrig de verifikationer som du avslutat. Däremot finns naturligvis inte den verifikation du höll på med kvar. När du går in i programmet efter avbrottet kommer en säkerhetsrutin att upptäcka att du haft ett felaktigt avbrott och en genomgång görs av dina periodsaldoregister så att dessa är korrekta. Alla periodsaldon skapas från verifikationsregistret. Du kan även göra den genomgången manuellt i meny 16-1-1.

 

Jag är osäker på om jag gjort rätt inställningar för momskontrollen.

Det är viktigt att ha dessa inställningar korrekta då varningssystemet hjälper de ovana att se vilka fel de kan ha gjort och de vana vilka slarvfel som kan finnas innan verifikationen sparas. Titta först på inställningar av momshanteringen - se meny 1-3-1 och sedan på kontrollsystemet för ingående moms i meny 4-2-2. Det kräver lite arbete, men du har då en enorm hjälp. Har du gjort det noga så har du en perfekt kontroll av din bokföring vad avser den ingående momsen.

 

När jag bokför vänder jag ofta öresutjämningen fel innan jag bokför totalbeloppet jag betalt.

Du har nog en felaktig ordning på din konteringsbild. Gör så här:

Börja alltid på första raden med totalbeloppet på verifikationen, normalt det belopp du betalt eller ska betala om det är reskontra uppgift.

På rad 2 bokför du momsen. (se i frågorna nedan om olika hjälpmedel)

På nästa rad bokför du den typ av kostnad det avser. Om du ex köpt papper för 91.00 + moms 22.75  = 113.75 och du har betalt 114.00 kr  betyder det att beloppet avrundats med 0.25 kr. Men se det så här: Du har betalt 114.00 kr och momsen på kvittot är 22.75 som du får dra av i momsdeklarationen så din verkliga kostnad för papperet är 91:25 kr. Man behöver alltså inte använd öresutjämningen utan man ska se på kostnaden som vi beskrivit. Om du ändå vill använda öresutjämning, så spara den uppgiften till sist, så kan du enkelt hämta saldot, och får då uppgiften på "rätt sida".

Enklast hämtar du saldot på sista raden genom att ta [,] (decimalkomma på det numeriska tangentbordet). Men du kan även hämta med [F5] när du står i beloppskolumnen.

 

Jag har bokfört fel på sista verifikationen!

Du kan komplettera den med en rättelse eller radera den.

Rättelse.

Slå in verifikationsnumret på den när du står i Verifikationsnummerrutan så kan du komplettera den. OBS att det du tidigare registrerat ligger kvar så du lägger bara till ytterligare rader här. Du motkonterar den rad du vill ha bort och lägger till den korrekt raden.

Radera verifikationen

Tryck [F2] så kommer du ut i mappsystemet till vänster. Öppna mappen 8 - RättaKorrigera och du ser 3 - Radera Verif som du använder. OBS om du använder reskontran så måste du manuellt göra korrigeringar där. Det kan då vara enklare att göra en komplettering enl ovan.

 

Jag har verifikationer där moms är inkluderad i de olika raderna.

OK, säj att du ex. har varuinköp 4010. När du slagit in beloppet avslutar du [M] i stället för med [Enter]. Då får du upp en ruta där du väljer momssats. Den är förställd på full moms fn. 25 %. Programmet kommer att känna av vilken kontotyp det är och drar bort momsen från beloppet och lägger tillbaka beloppet exklusive moms i beloppsrutan. (Avdraget blir ju 20 % vilket programmet räknar om)

 

Jag är ej momspliktig och får fakturor som ska till flera konton och alla rader i fakturan är exkl. moms.

När du bokför, slå in beloppet exkl moms som det är i fakturan men tryck [M] i stället för [Enter]. I menyn som kommer upp väljer du momssatsen med [+]-tangenten och då kommer aktuell moms att adderas till din kostnad. Du fortsätter så på de konteringar du ska göra. Du får normalt en differens som du kan boka mot öresutjämning när du är klar.

 

Jag har några småkvitton där momsen ej är angiven.

Vilka regler som gäller för din rätt till momsavdrag får du läsa om i momsbestämmelserna, men principen blir samma som i föregående exempel. Slå in Ing.momskonto 2640 (eller 1470 för gamla kontoplanen) och slå in totalbeloppet inkl. moms och avsluta med [M] i stället för [Enter] så får du upp rutan för att välja momssats och därefter räknar programmet ut momsen och lägger in den i beloppsrutan.

 

Den här principen kan du använda för att lösa olika konteringsproblem där ex. momsen inte är avdragsgill på en del poster men avdragsgill på andra i samma verifikation.

Om raden är ett kostnadskonto  och du avslutar med [M] så räknas momsen bort från beloppet och slår du in ett moms konto så räknas momsen ut från det belopp du slår in.

 

Jag tycker det är svårt att hitta konton i kontoplanen

Du får alltid fram kontoplanen genom att trycka på [F6] och den kan du direkt bläddra i genom att slå siffror i kontonumret. Om du inte alls vet kontonumret så kan du, när du har kontoplanen uppe eller står i kontokolumnen i grundboken, skriva de första bokstäverna i kontonamnet eller det du tror är en del av namnet. Programmet visar då de 15 första kontona som stämmer med de bokstäver du slår och börjar redan på den första bokstaven du slår in. Programmet söker i hela kontonamnet så skriver du ex MAT så skulle du få upp kontot för Kontorsmateriel trots att MAT står en bit in i namnet.

 

Varför ska jag använda verifikationstexten. Det tar bara tid att slå in den.

I BOQ har du ett omfattande hjälpsystem som bl a ger dej möjlighet att söka på verifikationstexter eller delar av texter. Det ger dej mycket hjälp så fort du vill hitta en uppgift på en viss leverantör tex. Du får dessutom en mycket bättre översikt i kontoutdrag och huvudbok eftersom du på varje rad kan läsa vem som ställt ut handlingen.

Tänk också på att Verifikationstexten regelmässigt ska vara namnet på den som ställt ut verifikationen. Du har ju ingen hjälp av att skriva som text Kontorsmateriel och sedan bokföra den på kontot för kontorsmateriel. det blir sas. tårta på tårta. Du ska skriva ex. Bokhandeln Boken om det var där du handlade.

För att slippa skriva text så kan du använda vad vi kallar ABC-texter. Du kan lagra upp till 100 texter sorterade i bokstavsordning och du kan bläddra i dessa genom att slå bokstäverna de börjar med.

Du aktiverar ABC-texterna när du står i verifikationstextfältet och trycker på [Space], mellanslag. Har du ingen text får du lägga upp din första. Om du har texter bläddrar texterna direkt när du slår in de tecken du vill söka på.

Om du vill göra en ny text så trycker du [F3]. När du avslutat verifikationen så får du en fråga om du vill spara konteringsbilden.

 

Jag vill inte använda konteringsbilder i leverantörsreskontran

Redan när du installerar leverantörsreskontran, bestämmer du om du vill använda dig av konteringsbild eller ej, eftersom det är ett av de alternativ för inställningar du får när du gör installationen. Om du inte vill använda konteringen, så ser du till att inte ha det alternativet markerat. Installationen gör du i meny 1-5-1. Där kan du sedan gå in och ändra på inställningen för konteringsbilder när du vill.

 

Jag vill ha en bokföringsorder utskriven. Jag glömmer ibland att göra det.

Om du trycker [F5] när du är inne i grundboken, på alla platser utom i beloppskolumnerna, får du upp ange vilken verifikation du vill skriva ut samt en textruta där du kan skriva kommentarer för verifikationen.
Rutinen föreslår det verifikatnummer du håller på med, men om du skriver in ett tidigare nummer så kan du även få utskrifter du glömt göra.